Ärendehanteringssystem underlättar flödet

Vill du spara både tid och pengar för ditt företag? Har du behov av bättre översikt bland papper och dokument? Skulle en översikt över de olika arbetsuppgifterna som ska utföras underlätta?

Ärendehanteringssystem är uppbyggda för att hjälpa alla som har behov av olika tjänster som förenklar ditt arbete. Det kan frigöra tid för dig och skapa en bättre översikt för både dina, medarbetare, arbetsledare och anställda. Systemet är uppbyggt utifrån teorier om ett grafiskt språk tillsammans med en beräkningsmodell inom datavetenskap. När man använder sig av ett ärendehanteringssystem har det visat sig att det är minst lika viktigt att du har tillgång till en specificering av alla undantag som kan dyka upp från det normala flödet. Då behövs ett liknande system, som vanligtvis är friliggande, för att kunna hantera just de undantag som dyker upp. Som arbetsledare eller VD kan det vara bra för dig att ha tillgång till all informationen på ett överskådligt sätt. Det underlättar arbetet oavsett om du har ett stort eller litet företag.

Flödet i ett ärende

Själva flödet det vill säga tillvägagångssättet i ärenden kan delas upp i tre steg. Först kommer ett kontrollflöde där arbetsuppgifter och deras inbördes turordning specificeras. Därefter kommer dataflödet. Här får du en specificering på vilken slags data som är insamlad, hur den förändras och transporteras beroende på arbetsuppgifter och hur den flödar mellan dem. Sist men inte minst har du möjlighet att ta del av det som kallas för resursflöde. Här ser du tydligt vem som har ansvar för de olika arbetsuppgifterna och kompetens att genomföra dem. Det kan vara en eller flera personer. Vidare går det ju lätt att kommunicera med arbetstagarna och personalansvariga om någon skulle bli sjuk eller av någon annan anledning inte kan vara på jobbet den dagen.

Ärendehanteringssystem kan vara baserade på E-post

ÄHS är den något enklare och definitivt behagliga förkortningen för ärendehanteringssystem. ÄHS är alltså ett informationssystem och beskrivs i olika processmodeller. I ett sådant system hittar man alltså all information, från första steget i ärendet tills man avslutara det och det kan betraktas som färdigbehandlat. Systemet har som uppgift att stödja det administrativa handhavandet av alla ärenden i en organisation. När du har ett företag eller en organisation som innefattar kundtjänst så används systemet samtidigt av flera olika handläggare. Då är ett ÄHS grundat på e-post det som passar bäst. Då läggs exempelvis ett referensnummer till i en ärenderubrik för du ska kunna nå rätt handläggare.